Digitálne archivovanie pre SV 47 Mutscheid e.V.

Spoločnosť Gentlent nedávno spojila sily so SV 47 Mutscheid e.V., aby sa pustila do jedinečnej výzvy: digitalizácie desaťročí historických dokumentov klubu. Projekt mal za cieľ zachovať bohatú históriu futbalového klubu a zároveň ju sprístupniť v digitálnom formáte. To, čo sa na prvý pohľad zdalo ako ťažká úloha, sa stalo dosiahnuteľné vďaka metodickému plánovaniu, inovatívnej technológii a riešeniam na mieru.

Proces začal posúdením archívnych materiálov. Dokumenty boli uložené v rôznych zložkách, niektoré starostlivo usporiadané, zatiaľ čo iné boli zmiešané s nesúvisiacimi položkami. Na prípravu na digitalizáciu sme každú zložku starostlivo rozobrali a zoskupovali papiere do logických dávok podľa ich obsahu a veľkosti. Každá dávka bola následne triedená, aby sme zaistili, že žiadne strany nebudú prehliadnuté alebo nesprávne umiestnené.

Po organizácii boli dokumenty spracované cez vysokorýchlostné skenery. Cieľom bolo rýchlo a presne digitalizovať stovky strán. Približne 427 listov, z mnohých obojstranných, bolo naskenovaných, čo viedlo k digitálnemu datasetu o veľkosti 4,91 GB. Obrovský objem dát si vyžadoval efektívny prístup na udržanie konzistentnosti pri takom veľkom zaťažení.

Po skenovaní nasledoval krok extrakcie a optimalizácie textu. Pomocou API od OpenAI sme vyvinuli vlastné skripty, ktoré pracovali popri OCR funkciách Adobe. Tieto skripty automatizovali úlohy, ako napríklad opravu orientácie stránok, identifikáciu textu a kompresiu veľkosti súborov. Na konci tejto fázy bol dataset znížený na 1,29 GB bez straty akýchkoľvek dôležitých detailov.

Digitálne triedenie dokumentov bolo ďalšou kľúčovou fázou. Programy na mieru kategorizovali súbory na základe obsahu, časových pečiatok a relevantnosti. Tento krok bol obzvlášť dôležitý pre vytvorenie koherentnej štruktúry, ktorá odrážala zámer pôvodného archívu. Tieto algoritmy ušetrili nespočetné hodiny v porovnaní s manuálnym triedením.

S organizovanými dátami, ďalšie skripty s podporou OpenAI analyzovali obsah súborov. Metadáta ako dátumy, témy a kľúčové mená boli automaticky extrahované. Tieto metadáta boli následne použité na vytvorenie stručných súhrnov, ponúkajúc prehľad o význame každého dokumentu bez potreby otvárania celého súboru.

Vyvrcholením projektu bola venovaná webová stránka archiv.svmutscheid.de, vytvorená na hosťovanie a prezentáciu digitálneho archívu. Stránka poskytuje členom klubu a komunite jednoduchý prístup k dokumentom, obohateným o súhrny generované AI pre intuitívne prehliadanie. Tento nový digitálny archív zachováva dedičstvo SV Mutscheid a zároveň zaisťuje jeho dostupnosť pre budúce generácie.

Za menej než 8 hodín tím dokončil úplnú digitálnu transformáciu archívu. Projekt zdôrazňuje potenciál kombinácie premyslenej prípravy s pokročilými AI technológiami na riešenie zložitých výziev. Pre SV 47 Mutscheid tento úspech predstavuje most medzi ich slávnou minulosťou a digitálnou budúcnosťou.